TUGAS MICE (IBU DERINTA ENTAS)

Regional scientific meeting

1. Susunan acara :

Berlangsung selama 4 hari 3 malam.

Jumlah perserta meeting yang akan datang berasal dari berbagai bangsa di Asia dan Pasifik, dengan jumlah 90 orang anggota dan peninjau 34 orang.

Tempat: Gedung Sky Line Block Convention Center, Jakarta selatan.

Bertempat di 4 ruang menurut komite yang dibagian menurut komite nya masing-masing.

Jenis konvensi berukuran sedang.

Fasilitas penunjang :

·         Kursi dan meja (fleksibel table)

·         Plat form

·         Karpet, red carpet

·         Meja mimbar / podium

·         Bulletin board

·         Audio visual equipment ( LCD, Mic, Laser)

·         Tempat sampah.

·         Aminities ( vas bunga, note, pen, air mineral, goodie bag)

Layout pertemuan terbagi menjadi 4 :

·         Conference style

·         Hollow square

·         U-shape

·         Horseshoe

Akomodasi yang tersedia:

·         Shuttle service untuk antar jemput dari airport ke hotel.

2. Menentukan akomodasi lebih tepat di sekitar SLCC sperti di hotel sultan. karena selain dekat juga memiliki standard bintang 5 dan memiliki ballroom yang memenuhi kapasitas, dan untuk peserta yang vegetarian harus didata, agar makanan yang disajikan sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan, diadakannya dinner untuk seluruh peserta dan pendamping, untuk mempermudah transport disediakan shuttle bus agar mempermudah transportasi dari hotel ke SLCC

Jenis-jenis acara makan dan minum dengan menyediakan round table.
   1. Morning Break
   2. Afternoon Break
   3. Lunch Menu
   4. Conference Dinner

3. rencana rekreasi bisa dilaksanakan ke pusat perbelanjaan seperti FX life center atau ke Gelora Bung Karno. untuk anak-anak disediakan area bermain.

4. Penyetingan ruangan yang nyaman dan enak dipandang. sesuai dengan tema yang akan dibahas pada rapat tersebut, maka perlu dekorasi seperti, adanya poster poster buletin board yang mendukung terlaksananya konferensi ini, yang diletakan sebelum pintu masuk ruangan rapat. juga penentuan penginapan bagi para peserta meeting.

5. Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah :
    1. Lokasi Meeting
    2. Jarak dan alokasi waktu
    3. Daftar tempat peserta menginap
    4. Ketersediaan dan jenis kendaraan yang dipergunakan
   5. Biaya yang harus dikeluarkan untuk shuttle service.
   6. Serta rekreasi
   7. Aktifitas lainya yang dapat diusulkan pada komite lokal.
   8. Penanganan Peserta Konvensi
   9. Penanganan Permintaan Khusus
   10. Program Khusus