TUGAS MICE (IBU DERINTA ENTAS)

Regional scientific meeting

1. Susunan acara :

Berlangsung selama 4 hari 3 malam.

Jumlah perserta meeting yang akan datang berasal dari berbagai bangsa di Asia dan Pasifik, dengan jumlah 90 orang anggota dan peninjau 34 orang.

Tempat: Gedung Sky Line Block Convention Center, Jakarta selatan.

Bertempat di 4 ruang menurut komite yang dibagian menurut komite nya masing-masing.

Jenis konvensi berukuran sedang.

Fasilitas penunjang :

·         Kursi dan meja (fleksibel table)

·         Plat form

·         Karpet, red carpet

·         Meja mimbar / podium

·         Bulletin board

·         Audio visual equipment ( LCD, Mic, Laser)

·         Tempat sampah.

·         Aminities ( vas bunga, note, pen, air mineral, goodie bag)

Layout pertemuan terbagi menjadi 4 :

·         Conference style

·         Hollow square

·         U-shape

·         Horseshoe

Akomodasi yang tersedia:

·         Shuttle service untuk antar jemput dari airport ke hotel.

2. Menentukan akomodasi lebih tepat di sekitar SLCC sperti di hotel sultan. karena selain dekat juga memiliki standard bintang 5 dan memiliki ballroom yang memenuhi kapasitas, dan untuk peserta yang vegetarian harus didata, agar makanan yang disajikan sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan, diadakannya dinner untuk seluruh peserta dan pendamping, untuk mempermudah transport disediakan shuttle bus agar mempermudah transportasi dari hotel ke SLCC

Jenis-jenis acara makan dan minum dengan menyediakan round table.
   1. Morning Break
   2. Afternoon Break
   3. Lunch Menu
   4. Conference Dinner

3. rencana rekreasi bisa dilaksanakan ke pusat perbelanjaan seperti FX life center atau ke Gelora Bung Karno. untuk anak-anak disediakan area bermain.

4. Penyetingan ruangan yang nyaman dan enak dipandang. sesuai dengan tema yang akan dibahas pada rapat tersebut, maka perlu dekorasi seperti, adanya poster poster buletin board yang mendukung terlaksananya konferensi ini, yang diletakan sebelum pintu masuk ruangan rapat. juga penentuan penginapan bagi para peserta meeting.

5. Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah :
    1. Lokasi Meeting
    2. Jarak dan alokasi waktu
    3. Daftar tempat peserta menginap
    4. Ketersediaan dan jenis kendaraan yang dipergunakan
   5. Biaya yang harus dikeluarkan untuk shuttle service.
   6. Serta rekreasi
   7. Aktifitas lainya yang dapat diusulkan pada komite lokal.
   8. Penanganan Peserta Konvensi
   9. Penanganan Permintaan Khusus
   10. Program Khusus

TUGAS 5 SIM

1. Apa tujuan dari informasi perlu diamankan?
Jawaban :

Perlu ,  karena mengingat Tujuan utaman manajemen informasi adalah Untuk melindungi kerahasiaan, integritas dan ketersediaan informasi. Dan dengan tumbuhnya berbagai macam penipuan dan virus sudah mengancam informasi bisnis manajemen oleh karena meningkatnya keterbukaan informasi dan lebih sedikit kendali / control yang dilakukan melalui teknologi informasi modern.
Sebagai konsekuensinya, meningkatkan harapan dari para manajer bisnis, mitra usaha, auditor dan stakeholders lainnya menuntut adanya manajemen informasi yang efektif untuk memastikan informasi yang menjamin kesinambungan bisnis dan meminimalis kerusakan bisnis dengan pencegahan dan meminimalis dampak peristiwa keamanan.




2. Apa yang dilakukan oleh manager apabila informasi akurat, tidak aman dan relevan?

Jawaban :  

Manajer harus mengevaluasi informasi tersebut, apakah masih bisa di perbaiki dan dapat dipakai lagi atau tidak, apabila tidak dapat dipakai, maka manajer harus mencari informasi lain yang lebih akurat dan up to date.


3. Bagaimana tahapan - tahapan dalam mengamankan informasi?

Jawaban:

• Mengidentifikasi ancaman   : Untuk mengantisipasi masalah yang mungkin akan terjadi.

• Mengenali resiko   :  suatu element penting dalam mengamankan informasi karena dapat mengenali resiko yang dapat berpengaruh dalam pengambilan keputusan.

• Menetapkan keamanan kebijakan informasi   :  Setiap perusahaan mempunyai kebijakan tersendiri tentang keamanan informasi biasanya informasi tersebut bersifat khusus,yang mengetahui informasi tersebut adalah orang orang tertentu yang dapat dipercaya oleh perusahaan untuk menjaga rahasia perusahaan.

• Menerapkan pengawasan  :  Menghindari kebocoran informasi perusahaan puhak perusahaan melakukan pengawasan agar informasi tersebut dapat terjaga dan terhindar dari hal yang tidak diinginkan.

TUGAS ONLINE SIM

Kesimpulan materi on line : 

CBIS membantu dan mempermudah kerja manajer dalam mengumpulkan, mengolah, mendistribusikan informasi, dan membantu manajer dalam memecahkan suatu masalah serta membantu dalam pengambilan keputusan, sehingga keputusan yang didapat akurat dan sesuai sengan kebutuhan organisasi.


1. Apa yang anda ketahui tentang CBIS?
Jawaban : 

Computer Based Information System ( CBIS ) atau Sistem informasi berbasis komputer merupakan Suatu sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan.
Sistem informasi berbasis komputer mengandung arti bahwa komputer mamainkan peranan penting dalam sebuah sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya.
Sistem informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah  computer - based atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.


2. Apa peran spesialis informasi terhadap pengembangan CBIS?

Jawaban :

1. Menjaga keakuratan informasi 
2. Mengolah data menjadi sebuah informasi 
3. Menjaga informasi agar selalu Up to date 
4. Menjaga informasi dari orang - orang atau pengguna  yang tidak memiliki otoritas.

TUGAS ONLINE

Kesimpulan materi on line : 

CBIS membantu dan mempermudah kerja manajer dalam mengumpulkan, mengolah, mendistribusikan informasi, dan membantu manajer dalam memecahkan suatu masalah serta membantu dalam pengambilan keputusan, sehingga keputusan yang didapat akurat dan sesuai sengan kebutuhan organisasi.


1. Apa yang anda ketahui tentang CBIS?

Jawaban :

Computer Based Information System ( CBIS ) atau Sistem informasi berbasis komputer merupakan Suatu sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan.
Sistem informasi berbasis komputer mengandung arti bahwa komputer mamainkan peranan penting dalam sebuah sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya.
Sistem informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah computer - based atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.


2. Apa peran spesialis informasi terhadap pengembangan CBIS?

1. Menjaga keakuratan informasi 
2. Mengolah data menjadi sebuah informasi 
3. Menjaga informasi agar selalu Up to date 
4. Menjaga informasi dari orang2 atau pengguna  yang tidak memiliki otoritas.

Tugas 4 SIM

1. Dua bentuk keputusan  yaitu tidak terstruktur dan terstruktur. Kenapa tingkatan atas lebih banyak berhubungan dengan keputusan tidak terstruktur, sedangkan manajer bawah lebih banyak berhubungan dengan keputusan terstruktur?

Jawaban:

• Penggolongan manager menurut tingkatannya mempunyai pengaruh signifikan dalam mendisain sistem informasi yang berkaitan dengan sumber informasi,cara penyajian dan jenis keputusannya. Tingkat perencanaan strategic akan lebih banyak menerima informasi yang berasal dari lingkungan luar organisasi daripada informasi intern, dan sebaliknya untuk manager tingkat bawah. Dari segi penyajiannya manager tingkat atas lebih menyukai informasi dalam bentuk ringkas.

• Berbanding terbalik dengan seorang manager tingkat atas, seorang manager bawahan memang lebih saling berhubungan dengan keputusan berstruktur. Karena dengan itu mereka merasa aman dalam bekerja, apalagi ketika keputusan itu berhubungan dengan tunjangan. Karyawan pun lebih suka informasi yang pasti dan detail.
  

2. Apa yang dimaksud dengan Sistem Pendukung Keputusan, Jelaskan jawaban anda dengan contoh pada kasus yang anda ketahui

Jawaban :

• Sistem pendukung keputusan adalah bagian dari sistem informasi berbasis komputer termasuk sistem berbasis pengetahuan yang dipakai untuk mendukung pengambilan keputusan dalam suatu organisasi atau perusahaan. Dapat juga dikatakan sebagai sistem komputer yang mengolah data menjadi informasi untuk mengambil keputusan dari masalah semi-terstruktur yang spesifik.

Tugas 3 SIM

TUGAS 3

1. Kenapa informasi harus dikelola dengan baik dan benar oleh para tingkatan manager?

• Answer : Informasi harus dikelola dengan baik dan benar oleh para tingkatan manager karena, informasi merupakan sumber data yang diolah menjadi bentuk informasi yang berguna untuk manager sebagai  dasar-dasar pengambilan keputusan.

2. Informasi yang dibutuhkan oleh para manager harus mempunyai nilai yaitu : Up todate, Detail dan Accurate. Coba jelaksan maksud point-point tersebut dan berikan contoh jawaban anda.

• answer : Informasi yang dibutuhkan oleh para manager harus memiliki nilai :

1. Accurate : Informasi harus bebas dari segala kesalahan dan tidak menyesatkan bagi si penerima informasi tersebut dan informasi juga harus jelas mencerminkan maksudnya.
2. Up to date : Informasi harus selalu baru sesuai dengan kondisi yang ada sehingga informasi tidak terlambat datang. informasi yang tidak up to date tidak baik digunakan dalam pengambilan keputusan.
3. Detail : Informasi yang dibutuhkan atau dihasilkan harus memiliki kelengkapan yang baik karena , bila informasi yang dihasilkan tidak lengkap akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan.

3. Coba anda  jelaskan informasi-informasi apa saja yang dibutuhkan oleh para tingkatan managerial dalam melaksanakan fungsinya dalam hal yaitu : Planning, Organizing dan Controling.

• Planning : Merupakan manager tingkat  atas  seperti general manager di  hotel, dimana segala keputusan yang dibuatnya  berkenaan dengan perencanaan strategic yang meliputi evaluasi lingkungan luar organisasi , penetapan tujuan organisasi dan penentuan strategi organisasi.
• Controlling :  Merupakan manager tingakat  menengah , mempunyai tanggung jawab untuk menjabarkan rencana strategic yang sudah di tetapkan ke dalam pelaksanaannya dan meyakinkan bahwa tujuan organisasi akan tercapai. 
• Organizing : Dilakukan  dengan  tujuan  membagi suatu kegiatan  besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manager dalam  melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan  tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung  jawab atas tugas  tersebut, pada tingkatan  mana keputusan harus diambil.

TUGAS 2 SIM

Tingkatan Manajemen / Manager.

Dilihat dari tingakatan organisasi, manajemen dibagi dalam 3 tingkatan yaitu:

1. Manajemen Puncak (Top Management)
Manajer bertaggungjawab atas pengaruh yang ditmbulkan dari keputusan-keputusan manajemen keseluruhan dari organisasi. Misal: Direktur, wakil direktur, direktur utama. Keahlian yang dimiliki para manajer tinggkat puncak adalah konseptual, artinya keahlian untuk membuat dan mmerumuskan konsep untuk dilaksanakan oleh tingkatan manajer dibawahnya.

2. Manajemen Menengah (Middle Management)
Manajemen menengah harus memeiliki keahlian interpersonal/manusiawi, artinya keahlian untuk berkomunikasi, bekerjasama dan memotivasi orang lain. Manajer bertanggungjawab melaksanakan reana dan memastikan tercapainya suatu tujuan. Misal: manajer wilayah, kepala divisi, direktur produk.

3. Manajemen Bawah/Lini (Low Management)
Manager bertanggung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer yang lebih tinggi. Pada tngkatan ini juga memiliki keahlian yaitu keahlian teknis, atrinya keahlian yahng mencakup prosedur, teknik, pengetahuan dan keahlian dalam bidang khusus.

Berikut adalah skema manajemen berdasarkan tingkatanya:

Dilihat dari kegiatan yang dilakukan :
- Manajer Fungsional, bertanggung jawab pada suatu kegiatan unit organisasi (produksi, pemasaran, keuangan, personalia, dll
- Manajer Umum, bertanggung jawab atas semua kegiatan unit.

Didalam melaksanakan tugas, setiap tingkatan manajer mempunyai ungsi utama atau keahlian yang berbeda yaitu:

1. Keahlian Teknik (Technical Skill) yaitu keahlian tentang bagaimana cara mengaerjakan dan menghasilkan sesuatu yang teriri atas pengarahan dengan motivasi, supervisi, dan kemunikasi.

2. Keahlian Manajerial (Managerial Skill) yaitu keahlian yang terkait dengan hal penetapan tujuan perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, dan pengawasan.

Keterampilan Manajer :

Secara umum, terdapat emat keterampilan manajer pada masing-masing tingkat manajer:

1. Keterampilan konseptual
Ketrampilan atau kemampuan mental untuk mengkordinasikan dan mengintegrasikan seluruh kepentingan dan kegiatan organisasi.

2. Keterampilan Kemanusiaan
Kemampuan untuk saling bekerja sana dengan memahami dan memotivasi orang lain.

3. Keterampilan Administrasi
Kemampuan yang ada hubungannya dengan fungsi manajemen yang dilakukan.

4. Keterampilan Teknik
Kemampuan untuk menggunakan peralatan-peralatan, prosedur, dan metode dari suatu bidang tertentu.

TUGAS 1 SIM

Karakteristik Sistem Perekrutan Karyawan.

1. Komponen (Components)
Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerjasama membentuk satu kesatuan.

2. Batas Sistem (Boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

 3.Lingkungan Luar Sistem (Environments)
Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

4. Penghubung (Interface)
Merupakan media penghubung antara subsistem, yang memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya.

5. Masukkan (Input)
Adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem, yang dapat berupa masukkan perawatan(Maintenance input) dan masukkan signal(signal input).

6. Keluaran (Output)
Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

7. Pengolah (process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukkan menjadi keluaran.

8. Sasaran (Objective)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective).

9. Kendali (Control)
suatu sistem yang digunakan untuk melakukan pengawasan terhadap sistem-sitem lain agar lebih terkontrol.

10. Umpan Balik (Feed Back)

suatu sistem yang diperlukan dalam suatu organisasi antara atasan dan bawahan agar terjalin komunikasi yang baik.